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檔案管理工作在物業(yè)管理當(dāng)中是不可缺少的，這與物業(yè)管理精細化管理和實際有關(guān)，至于清潔公司檔案管理工作則顯得利用率較低，這有其客觀原因，往往沒有先例。清潔急救網(wǎng)作為首先提出清潔行業(yè)知識管理體系，認為檔案管理不僅僅是物業(yè)單位，更應(yīng)成為中小清潔公司管理工作的一部分，是提高中小清潔公司工作質(zhì)量和工作效率的必要條件?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個中小清潔公司業(yè)績與管理水平的重要尺度。那么，如何做好中小清潔公司的檔案管理工作呢？筆者結(jié)合自身的檔案管理的實踐經(jīng)驗淺談如下自己的觀點：
1 中小清潔公司檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案意識不強，檔案利用率低：檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”,對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是公司老板，管理層，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在中小清潔公司管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高：在中小清潔公司管理中，一些早期成為了快潔管理會員，經(jīng)過結(jié)合實際制定了較為健全的中小清潔公司、人事、行政、后勤管理制度形成了《清潔技術(shù)函授培訓(xùn)教程》得到了廣大物業(yè)，清潔公司的喜愛，引進以后，對于企業(yè)快速開展檔案信息化管理和員工培訓(xùn)，都得到了質(zhì)的飛躍 。在中小清潔公司目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.3對中小清潔公司檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明：到目前為止，中小清潔公司檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級中小清潔公司在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級中小清潔公司根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.4檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊：目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在優(yōu)秀的中小清潔公司人才培養(yǎng)中，重視人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，a對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育都有納入計劃和要求 。
2 提高中小清潔公司的檔案管理工作的策略
2.1加強領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。公司領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入中小清潔公司發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與中小清潔公司業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳中小清潔公司檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使公司各部門充分認識檔案的重要性，認識檔案與中小清潔公司日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
2.2加強學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性：大力宣傳檔案工作，使中小清潔公司領(lǐng)導(dǎo)、員工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，中小清潔公司管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
2.3強化檔案室的硬件建設(shè)。根據(jù)中小清潔公司的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的中小清潔公司，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足市場拓展，人員技術(shù)技能培訓(xùn)、安全教育等多方面的需求，從而推動中小清潔公司各項事業(yè)的發(fā)展。
2.4建立中小清潔公司檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)：中小清潔公司的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹公司信息化發(fā)展的精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題；有利于中小清潔公司檔案的安全、完整，為中小清潔公司檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
2.5對影像及其他數(shù)字資料嘗試運用先進的管理手段。 高科技的發(fā)展，也使中小清潔公司檔案增添新的內(nèi)涵。如今中小清潔公司計算機管理十分普遍
但它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進行貯存、調(diào)閱，不失一種值得嘗試的方法。因而實行數(shù)據(jù)庫的形式進行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。
2.6重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益：檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，中小清潔公司檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)中小清潔公司信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足清潔公司長遠發(fā)展的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其經(jīng)濟效益。（來源：清潔急救網(wǎng)）
